Migrar a DSpace desde otro repositorio o sistema documental

Aspectos clave para migrar contenidos hacia DSpace: mapeo de metadatos, archivos, permisos, identificadores, validación y trazabilidad.

Migracion de repositorios

Migrar a DSpace no consiste solo en mover archivos. Un repositorio guarda metadatos, permisos, comunidades, colecciones, identificadores, relaciones, historial editorial y decisiones que muchas veces no están documentadas.

Por eso una migración responsable debe partir con diagnóstico y mapeo. Si se copia contenido sin entender su estructura, los errores aparecen después: registros incompletos, archivos huérfanos, permisos incorrectos, enlaces rotos o metadatos difíciles de cosechar.

Diagnóstico de origen

El primer paso es revisar el sistema actual. Puede ser otro repositorio, una biblioteca digital, un gestor documental, carpetas compartidas, planillas o una plataforma desarrollada a medida.

Hay que identificar:

Tipos de contenido.
Volumen de registros y archivos.
Estructura de colecciones.
Campos de metadatos.
Usuarios, roles y permisos.
Identificadores existentes.
Calidad y consistencia de datos.
Formatos de exportación disponibles.

Esta revisión define si la migración será directa, por etapas o si requiere limpieza previa.

Mapeo de metadatos

El mapeo traduce campos del sistema de origen hacia el modelo de DSpace. No todos los campos tienen equivalencia exacta, y algunas decisiones requieren criterio documental.

Ejemplos habituales:

Autor, colaborador, director de tesis o institución responsable.
Fecha de publicación, creación, defensa o disponibilidad.
Tipo documental.
Resumen, palabras clave y materias.
Derechos de acceso y licencia.
Proyecto, financiamiento o identificadores externos.

Un buen mapeo no solo dice “campo A va al campo B”. También define formato, obligatoriedad, normalización, valores permitidos y reglas para datos ausentes.

Archivos y bitstreams

Los archivos deben migrarse con cuidado. Hay que revisar nombres, extensiones, peso, rutas, checksums, permisos de descarga y relación con cada registro.

Problemas frecuentes:

Archivos mencionados en metadatos, pero no disponibles.
PDFs duplicados.
Rutas antiguas rotas.
Nombres con caracteres problemáticos.
Archivos privados mezclados con públicos.
Versiones distintas del mismo documento.

Cuando el volumen es alto, conviene automatizar verificaciones antes y después de cargar contenido en DSpace.

Permisos y acceso

No todos los contenidos deben quedar públicos. Una migración debe respetar embargos, restricciones, colecciones internas y permisos por grupo.

Si el sistema de origen tenía reglas poco claras, es mejor resolverlas antes de la carga. Migrar permisos ambiguos puede generar exposición accidental o, al contrario, ocultar contenidos que deberían ser públicos.

Identificadores y enlaces

Handle, DOI, ORCID, ROR u otros identificadores deben tratarse con especial cuidado. También hay que revisar URLs antiguas, redirecciones y referencias externas.

La pregunta clave es qué identificador debe mantenerse, cuál debe migrarse como metadato y cuál debe generarse nuevamente en DSpace.

Cuando existen enlaces públicos antiguos, conviene definir estrategia de redirección para no perder acceso desde buscadores, catálogos o citas previas.

Validación

Antes de declarar una migración terminada, se deben revisar muestras representativas y casos críticos.

La validación debería incluir:

Registros con distintos tipos documentales.
Colecciones grandes y pequeñas.
Archivos públicos, restringidos y embargados.
Metadatos obligatorios.
Búsqueda y facetas.
Exportación OAI-PMH.
Identificadores persistentes.
Permisos de visualización y descarga.

También conviene comparar conteos entre origen y destino: registros, archivos, colecciones, errores y exclusiones justificadas.

Trazabilidad del proceso

Toda migración debería dejar evidencia. Scripts, planillas de mapeo, criterios de normalización, errores corregidos, registros descartados y decisiones editoriales deben quedar documentados.

La trazabilidad permite responder preguntas después: por qué un campo quedó así, de dónde salió un archivo, qué registros no migraron y qué transformación se aplicó.

Migrar por etapas

Cuando el origen es complejo, conviene partir con un piloto. Una colección acotada permite probar exportación, transformación, carga, búsqueda, permisos y validación sin arriesgar todo el repositorio.

Después del piloto, el proceso se ajusta y se escala al resto de las colecciones.